Guide pratique de l'incorporation en OntarioÉtape 1
Choisir entre société à dénomination sociale et société à numéro matricule |
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- La constitution d'une société à dénomination sociale requiert une recherche de nom dans NUANS afin de valider le nom que vous avez choisi.
- Vous pouvez choisir un nom anglais, un nom français, un nom combinant français et anglais ou des noms français et anglais équivalents mais utilisés séparément. Les parties anglaise et française utilisées séparément d'un même nom doivent être séparées par une barre oblique (/), par exemple : Think Retail Inc. (forme anglaise) / Pensez détail Inc. (forme française).
- La finale juridique de la société doit être « Limited », « Corporation », « Incorporated », « Ltd », « Inc », « Corp », « Limitée » ou « Incorporée ».
- En choisissant le nom de votre société, veuillez garder en tête que plus le nom est distinctif, plus il est susceptible d'être accepté.
- Il est la responsabilité du demandeur d'assurer que le nom de société n'est pas semblable à celui d’une autre société, d'un nom commercial ou d'une marque déposée. Une société qui acquiert un nom semblable à celui d'une autre société peut être sujette à un process sous la section 12 de Loi Canadienne sur les Societes par actions (LCSA) ou un procès.
- Si vous optez pour une société à numéro matricule, le gouvernement vous octroiera automatiquement votre numéro. Le processus de constitution est plus rapide pour une société à numéro qu'une société à dénomination sociale.
- Il est possible de constituer une société à numéro matricule très rapidement, puis de demander plus tard un rapport NUANS et une modification au statut de votre société, pour en faire une société à dénomination sociale.
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Étape 2
Désigner un siège social en Ontario |
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- La société doit désigner une adresse résidentielle ou commerciale comme étant son siège social. Il ne peut s'agir d'un casier postal.
- Si votre société ne dispose pas d'une telle adresse, vous devez nommer un agent désigné domicilié en Ontario.
- Veuillez indiquer votre langue de correspondance préférée; le gouvernement peut communiquer avec vous en français ou en anglais.
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Étape 3
Choisir les administrateurs et les membres du comité de direction |
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- Vous devez sélectionner au moins 1 administrateur et celui-ci ou celle-ci doit être âgé de 18 ans ou plus. Vous pouvez choisir un nombre précis d'administrateurs ou une plage.
- Les administrateurs doivent être des individus.
- Vous devez fournir l'adresse résidentielle et le statut de résident canadien de chaque administrateur.
- La majorité des administrateurs doivent être résidents canadiens. S'il y a seulement deux administrateurs, l'un d'eux doit être résident canadien. S'il n'y en a qu'un seul, celui-ci ou celle-ci doit être résident(e) canadien(ne).
- Un administrateur peut être actionnaire et membre du comité de direction d'une même société.
- Le comité de direction constitue la haute direction de la société. Il est formé, par exemple, du président, du trésorier et du secrétaire.
- Toute société doit se nommer au moins un président et un secrétaire.
- Vous devez fournir les dates d'élection et de nomination du ou des membres du comité de direction.
- La même personne peut être présidente, secrétaire, actionnaire et administratrice de la société.
- Les membres du comité de direction n'ont pas à être résidents canadiens.
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Étape 4
Choisir l'organisation du capital social de votre société, les restrictions applicables à ses activités et le transfert de ses actions. |
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- Toute nouvelle entreprise doit déterminer les points suivants au moment de sa constitution :
- Organisation du capital social - Cette section doit être remplie. Vous devez énoncer les classes et le nombre maximal d'actions que votre société est autorisée à émettre. Par exemple, vous pourriez permettre à votre société d'émettre « un nombre illimité d'actions ordinaires ».
- Restrictions sur le transfert, la propriété et l'émission d'actions - S'il existe des restrictions, définissez-les. S'il n'y en a pas, précisez-le.
- Droits, privilèges, restrictions et conditions rattachés à chaque classe d'actions - S'il en existe, définissez-les. S'il n'y en a pas, précisez-le. Vous devez aussi spécifier le pouvoir des administrateurs en ce qui a trait aux classes d'actions dont l'émission se fait en séries. S'il n'y en a pas, précisez-le.
- Limitations aux activités commerciales - S'il existe des limitations, définissez-les. S'il n'y en a pas, précisez-le.
- Autres clauses - Si vous avez d'autres clauses, veuillez les définir.
- Nous offrons des nomenclatures génériques prêtes à servir, si vous n'en avez pas.
- Vous pouvez entrer les renseignements requis directement dans le formulaire de demande OU télécharger votre propre nomenclature en format texte seulement (.txt) ou PDF (.pdf).
- Chaque document de nomenclature doit être identifié clairement par un en-tête (ex. : « Nomenclature 1 », « Nomenclature 2 », etc.
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